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Extraire des métadonnées structurées à partir de documents d’archives

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  • De nombreux fonds d’archives existent encore sous forme papier : fiches, lettres, registres, manuscrits, ainsi que des documents issus de l’administration et de l’économie. Ils sont soigneusement conservés, mais ne peuvent pas être recherchés comme une base de données. Pour retrouver tous les documents mentionnant un nom, un lieu ou une date précise, il faudrait parcourir l’ensemble du fonds manuellement — un processus qui peut prendre des mois, voire des années pour des collections importantes. Même après numérisation, ces documents restent souvent de simples images, non interrogeables.
  • Grâce à l’IA, de vastes ensembles de documents numérisés peuvent être transformés en jeux de données structurés et interrogeables. Les scans sont convertis en texte lisible par machine, les champs clés sont extraits, et une interface de recherche permet au personnel et aux chercheurs d’interroger l’ensemble du fonds — en quelques secondes pour des questions qui prenaient autrefois des mois.
  • Vous gardez le contrôle à chaque étape : vous décidez quelles données extraire, vous vérifiez la qualité des résultats et vous définissez la manière dont les données s’intègrent dans vos catalogues et systèmes existants. L’IA prend en charge l’extraction répétitive, tandis que votre équipe se concentre sur le contrôle qualité, le contexte historique et l’expertise métier.
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Nous collaborons avec des archives, des bibliothèques et des musées à travers l’Europe et au-delà afin de repousser les limites de ce que l’IA peut apporter au patrimoine culturel.

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Des pages numérisées au texte

Les outils de reconnaissance optique de caractères (OCR) et de reconnaissance de l’écriture manuscrite convertissent des documents imprimés et manuscrits numérisés en texte lisible par machine. Cela constitue la base pour la recherche et l’analyse à travers fiches, registres, manuscrits et autres types de documents.

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Du texte aux données structurées

L’IA extrait ensuite les éléments essentiels — noms, dates, lieux, organisations et mots-clés — et les place dans des champs structurés. Le personnel archivistique examine et affine ces champs dans une interface de contrôle qualité, en les comparant aux documents numérisés d’origine. Une fois validées, les données nettoyées sont exportées vers des systèmes d’information archivistique ou des bases de données de recherche afin de soutenir le travail en cours.

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Des données structurées à la découverte

En option, nous concevons une interface de recherche adaptée à vos besoins. Le personnel et les chercheurs peuvent effectuer des recherches en texte libre ou par champs sur l’ensemble du jeu de données, chaque résultat renvoyant vers le document numérisé d’origine pour le contexte et la vérification. Cela facilite l’identification de motifs et de liens à l’échelle de collections entières.

Extraction de métadonnées pour nos clients

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Archives fédérales suisses

Transformation de 20’000 fiches de prisonniers de guerre de la Seconde Guerre mondiale en fond facile à utiliser.
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Archives centrales de l'Église évangélique du Palatinat

En quelques semaines seulement, 1’548 fiches de registre sont passées d’une collection physique à des enregistrements numériques interrogeables.

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Bibliothèque de l'université de Bielefeld

Utilisation de l’IA pour accélérer le catalogage de livres pour enfants du XIXe siècle.

Notre démarche en trois phases

De l’idée initiale à l’utilisation quotidienne, nous vous accompagnons avec une approche claire et éprouvée. Nous veillons ainsi à ce que vous obteniez exactement les résultats dont vous avez besoin pour votre travail.

Phase 1 : Analyse et planification

Nous commençons par comprendre vos collections, vos contraintes et vos objectifs, puis nous concevons un flux de travail adapté à vos besoins.

  • Sources : Nous examinons ensemble des échantillons de vos collections afin de comprendre les formats, la lisibilité, les langues, les métadonnées existantes et la structure.

  • Numérisation : Si une partie du matériel n’est pas encore numérisée, nous vous aidons à déterminer la meilleure approche, avec votre propre équipe ou des partenaires de confiance.

  • Flux de validation : Nous convenons ensemble des champs à extraire et de la manière dont une interface de contrôle qualité s’intègre à vos flux de travail existants.

  • Tests : Nous réalisons un test technique pour confirmer que l’approche prévue fonctionne.

Phase 2 : Pilote et validation

Nous menons un projet pilote ciblé afin que vous puissiez voir des résultats concrets sur vos propres documents.

  • Jeu de données pilote : Nous définissons un sous-ensemble gérable et représentatif de la collection globale.

  • Extraction par IA : Les documents numérisés sont préparés puis convertis en texte lisible par machine. Les champs sélectionnés (tels que noms, dates, lieux, organisations et mots-clés) sont intégrés dans des données structurées.

  • Relecture humaine : Votre équipe examine et affine les données extraites dans une interface de contrôle qualité, les compare aux documents numérisés d’origine, corrige les erreurs et complète les informations si nécessaire.

  • Évaluation : Nous évaluons ensemble les résultats du pilote et nous assurons que le projet est prêt à passer à l’échelle.

Phase 3 : Mise à l'échelle et intégration

Nous passons à l’échelle.

  • Collection complète : Le flux de travail affiné est appliqué à l’ensemble de la collection, en s’appuyant sur les enseignements du projet pilote.

  • Livraison des données : Vous recevez les métadonnées dans les formats requis (par exemple CSV, Excel ou XML), prêtes à être utilisées dans vos propres systèmes.

  • Interface de recherche (optionnelle) : Si utile, nous fournissons également une interface de recherche web permettant au personnel et aux chercheurs d’explorer et de filtrer l’ensemble des données, chaque résultat renvoyant vers le document numérisé d’origine pour le contexte et la vérification.

  • Intégration et usages futurs : Nous accompagnons votre équipe lors de l’intégration des nouvelles données et des outils dans les flux de travail existants et explorons comment le processus peut être réutilisé pour de futures collections.

Prêt à explorer cette approche pour vos collections ?

Examinons vos documents, vos objectifs et les résultats que vous pouvez raisonnablement attendre. Un court entretien suffit pour déterminer si cette approche convient à vos collections.

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Découvrir nos études de cas

Pour des collections soigneusement conservées mais consultables uniquement document par document, l’extraction de métadonnées change ce qui est possible. Les chercheurs peuvent effectuer des recherches sur l’ensemble d’une collection — par nom, date, lieu ou thème — et obtenir des réponses en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs mois. Si vous souhaitez voir comment nos clients l’utilisent, découvrez nos études de cas.

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