Jusqu’à présent, l’instrument de recherche du Registre central du Conseil de l’Église évangélique du Palatinat se composait de deux séries de fiches d’indexation : un catalogue thématique et un catalogue classé selon le plan de classement. Le travail au sein du Registre central restait également à grande partie analogique.
Pour permettre des méthodes de travail et de recherche contemporaines, et pour pouvoir réutiliser archivistiquement les métadonnées existantes, une transition numérique dans les processus du Registre central était indispensable et attendue de longue date.
La première étape fondamentale de la refonte des processus consistait donc à établir une base de travail numérique. Classiquement, cela aurait d’abord impliqué la saisie manuelle des métadonnées des fiches d’indexation dans la base de données. Dans le cas des fiches d’indexation du Registre central, les Archives centrales de Spire ont cependant décidé de lancer un pilote soutenu par l'IA.
Les raisons de cette décision sont multiples. En voici quelques-unes :
Dans un premier temps, les Archives ont numérisé les fiches d’indexation en interne, conformément aux spécifications du prestataire. Un scanner à plat pour documents, petit et facile d’usage, doté d’un chargeur automatique, suffisait pour réaliser rapidement cette tâche. Un peu plus de temps a été nécessaire pour repérer les « cas spéciaux difficiles » parmi les fiches, qui s’écartaient fortement du modèle standard et servaient notamment de fichiers de test.
Le fichier, comprenant 3 096 scans de 1 548 fiches DIN A5, devait servir de base à la conversion assistée par IA des fiches imprimées avec annotations manuscrites en un fichier Excel.
Archipanion a prétraité les scans en associant recto et verso, extrait les champs à l’aide d’un grand modèle linguistique (LLM) et harmonisé les formats. Après quelques essais, cela a fonctionné dans de nombreux cas pour les fiches peu éloignées de la structure de base.
Pour les fiches dont la structure déviait sensiblement, l’IA a atteint ses limites. L’interprétation sémantique des annotations manuscrites et l’attribution des notes sont restées des tâches manuelles. Afin de capturer au mieux les informations des fiches analogiques, une assurance qualité très rigoureuse a été mise en place, comparant chaque scan aux métadonnées générées dans le tableau.
Pour rendre cela très convivial, Archipanion a fourni une interface web permettant de comparer directement les scans et les entrées générées, avec saisie instantanée des corrections. Le contrôle qualité, exigeant en ressources, a ainsi pu être réalisé à un niveau très élevé, de manière moderne et dans un délai maîtrisable. Les informations manquantes ou mal attribuées pouvaient être complétées rapidement et vérifiées pour leur plausibilité archivistique. L'assurance qualité a été achevée par l'archiviste en charge en six semaines.
| Indicateur | Valeur |
|---|---|
| Fiches traitées | 1 548 |
| Reconnaissance parfaite (aucune erreur) | 481 fiches (31 %) |
| Corrections minimes (≤ 5 % CER) | 926 fiches (60 %) |
| Taux d’erreur moyen (CER) | 7,27 % |
| Champs reconnus parfaitement | 89 % |
| Durée de l'assurance qualité | env. 6 semaines |
Note sur le taux d’erreur : la mesure est conservatrice. Lors du contrôle qualité, des erreurs supplémentaires dans l’instrument de recherche initial ont été corrigées ou mises à jour (p. ex. orthographe, classifications). Ces améliorations ne sont pas comptabilisées séparément et apparaissent donc dans la statistique CER, ce qui signifie que la qualité réelle des données est supérieure.
Le pilote montre clairement : L’IA excelle lorsqu’elle prend en charge les tâches répétitives et libère du temps pour le travail professionnel. À partir de 1 548 fiches d’indexation, des jeux de données consultables ont été produits en quelques semaines – sans prétendre remplacer l’expertise humaine, mais pour la renforcer. Pour la direction du projet, c’est une avancée vers une archive moderne et numérisée, qui rend utilisables archivistiquement les possibilités actuelles de traitement des données.
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